La sala de reuniones es el corazón de cualquier empresa, ya que en ella se llevan a cabo grandes decisiones de futuro, ideas o acuerdos y se reciben a proveedores y clientes, tanto actuales como futuros. Por lo tanto, es sumamente importante cuidar el aspecto que refleja y, aún más, la experiencia de uso. En ello tienen vital importancia la iluminación y la acústica de la sala.
Cómo conseguir una buena iluminación en salas de reuniones
Una sala de reuniones bien iluminada promueve la concentración y el bienestar de las personas, lo que permite rentabilizar al máximo las reuniones que se lleven a cabo en ella, ya que los humanos tendemos a estar más activos y ser más productivos cuando hay presencia de luz.
Sin duda, la mejor opción para iluminar una sala es la luz natural, algo que de primeras puede parecer fácil, pero hay que tener muchos factores en cuenta para controlar esta luz. Los niveles de contraste en la sala deben de ser bajos, ya que si no pueden existir reflejos en las pantallas o monitores utilizados para el desarrollo de la reunión.
La luz artificial es necesaria para centrar el foco en los elementos principales, como la mesa de reuniones, y para ello las luminarias colgantes son una buena solución. La gran mayoría de ellas están pensadas para evitar los reflejos y focalizarse en el área de trabajo de las personas siendo la manera óptima de usarlas en una posición de luz directa y con un ángulo de 45 grados sobre la superficie de trabajo. Si se usa una pizarra, es aconsejable concentrar luz en el extremo de la habitación donde esté situada.
Existe otro elemento que involucra a la luz artificial en el cual es importante detenerse para mejorar el confort de las personas. Se trata de la iluminación circadiana, un sistema que controla la temperatura de color de la luz emitida y sus niveles favoreciendo los ritmos circadianos del usuario, los cuales se sincronizan con los ritmos propios biológicos del ser humano organizados en ciclos de 24 horas. A nivel práctico, esta iluminación nos permite pasar de una «luz biológica» estimulante con un contenido máximo de azul a primera hora del día, a una «oscuridad biológica» tranquila, más cálida y con poco o nulo contenido azul para determinados momentos del día. Son diversos los estudios que respaldan los beneficios de la estimulación y relajación que nos aporta este sistema, mejorando la calidad del sueño y el descanso de los trabajadores y, por ende, su productividad.
Si nos enfocamos en las personas, hay que usar una intensidad de luz situada entre 400 y 500 Lux para iluminar las caras. Este valor de 500 Lux en las caras implica que el máximo de luz en la mesa y alrededores debe ser de 750 Lux, lo que equivale a mantener un contraste con una proporción 1:1.5. También es importante recalcar que, si iluminamos demasiado las paredes circundantes, podemos provocar que las caras se vean más oscuras.
El color de la luz, así como el del del entorno, es otro componente que influye en la iluminación de las salas. Por lo general, un buen rango de temperatura de color de la luz sería de unos 3000-4000K, cifra que puede ser aumentada en función de si en la sala existe mucha dependencia de la luz del día. Otro punto a tener en cuenta es que se debe evitar mezclar tecnologías como fluorescentes o LEDs, ya que si se encuentran juntos en una sala sus perfiles de color difieren.
nivel de ambiente, el uso de colores neutros como el gris o el beige mejoran la apariencia del color en contraposición al blanco puro que es un color a evitar en paredes, ya que supera el 50% del Valor de Reflexión de la Luz (LRV) recomendado. En esta misma línea, tampoco se recomiendan los colores brillantes, como el rojo puro, el azul o el verde, que pueden hacer que se distorsionen involuntariamente los tonos de piel y otros matices.
Requisitos lumínicos para cámaras de videoconferencia
Las cámaras y las reuniones online están cada vez más presentes en nuestro día a día por ello, una cuestión que nos afecta es la posición de la webcam en la sala en función de la iluminación.
Primeramente, se debe evitar apuntar la cámara hacia las ventanas que dan al exterior además de otras fuentes de iluminación intensa, como por ejemplo los focos direccionales. Los elementos de iluminación situados por detrás de los participantes en la reunión suelen producir siluetas y oscurecer a los sujetos.
No obstante, incluso si la cámara no está mirando directamente hacia la ventana, una luz solar intensa también puede producir contrastes importantes entre la silueta de los asistentes y el fondo. Es por ello que es importante asegurarse de poder controlar la luz solar a niveles más confortables, a través de cortinas, persianas o estores.
Acústica de la sala
La calidad acústica del entorno es un pilar básico dentro del confort del usuario y usualmente se tiende a olvidar. Más hoy en día, en el contexto de globalización, integración de tecnología y teletrabajo, la acústica es un factor vital para el funcionamiento óptimo de una reunión. Concienciados de ello, debemos saber que cada espacio tiene sus propias características acústicas, de las cuales muchas se pueden gestionar para mejorar nuestra experiencia de comunicación.
Los materiales que se usan para componer y construir una sala de reuniones son clave para mejorar la sonoridad en las oficinas. Para empezar, se recomienda evitar el uso de superficies reflectantes, ya que la dureza de estos materiales puede hacer que las reflexiones del sonido aumenten, comprometiendo así el desarrollo de la reunión. Este tipo de material puede ser sustituido por unos más porosos y blandos.
Un recurso que nos puede ayudar a reducir el eco y las reverberaciones son los materiales fonoabsorbentes siendo los paneles acústicos para techo y pared soluciones muy efectivas. En cuanto a los paneles del techo, se aconseja que esté formado por placas con clase de absorción A o NRC (coeficiente de reducción del ruido) de ruido de 0,9 o superior. El coeficiente NRC califica la eficacia de un material para absorber sonido y oscila entre 0 (un material totalmente reflectante) a 1 (un material totalmente absorbente).
En cuanto a los paneles de pared se recomienda colocarlos como mínimo en 2 paredes que, a poder ser, sean adyacentes a la misma altura donde se sitúan los oyentes y los micrófonos de la sala. Para que estos paneles tengan efecto deberían tener un espesor mínimo de 5mm situando el índice de Reducción de Sonido (Rw) en torno a los 48 dB en las paredes y 35 dB en el caso de las puertas, para determinar si no hay traspaso de sonido entre el interior y el exterior de la sala.
En el suelo también se recomienda el uso de materiales blandos para la absorción del sonido ya que, si no, podríamos caer en la trampa de generar un puente acústico que anularía por completo las propiedades aislantes de los otros elementos instalados (especialmente en los falsos suelos). Para lograrlo, un ejemplo sería usar moqueta en lugar de baldosas o madera dura.
Por último, otro aspecto para tener en cuenta es el aislamiento acústico de las ventanas mediante cerramientos aislantes o sistemas de doble o triple acristalamiento para evitar el ruido exterior y evitar así posibles distracciones para las personas de la sala y del otro lado de la llamada.