En los dos últimos años, como consecuencia de los cambios sociales impuestos por la pandemia de COVID-19, se ha constatado un gran cambio en el uso de las salas de reunión y sistemas de videoconferencia.
Previamente a la situación actual, en la última década, la mayoría de los sistemas de videoconferencia se basaban en equipos de fabricante con sus propios sistemas de integración como el “CISCO unified communications”, en los que se tendía a una convergencia de los diferentes sistemas de comunicaciones: Teléfono, videoconferencia, compartición y trabajo colaborativo, etc. Así, la integración de sistemas web de conferencias en grupo como Webex, Zoom o Teams, por ejemplo, eran opciones complementarias y se basaban principalmente en salas de videoconferencia para cuatro o más personas.
Sin embargo, dada la situación gran cantidad de trabajadores no están inclinados a volver a su centro de trabajo tradicional sino a permanecer trabajando en remoto principalmente. Este hecho ha dado un vuelco en la forma en la que los sistemas de videoconferencia y trabajo en grupo se implementan en las empresas: lo que antes eran salas de videoconferencia de grandes dimensiones han pasado en su mayoría a ser salas para un máximo de tres personas en las que se pueda mantener una cierta distancia social de seguridad.
En cuanto a equipamiento y modo de uso, se han impuesto equipos diseñados principalmente para interoperar con sistemas web de grupo como los antes mencionados. La integración con sistemas remotos que en bastantes casos no disponen de sistemas de sonido de una calidad excelente, hace que las salas de reuniones dedicadas a la videoconferencia deban estar acústicamente mejor preparadas todavía, sin descuidar otros aspectos.
Diseño del espacio
En el diseño de la sala de conferencias el objetivo principal ha de ser la creación de un entorno tan agradable, relajante y confortable para el trabajo como sea posible. Habrá que aprovechar el uso de colores suaves y lo más neutro posible con superficies texturadas en las que se evite, siempre que sea posible, las líneas paralelas de pequeñas dimensiones como las que se encuentran en ciertos tipos de paneles acústicos, que si bien pueden ser usados en la pared dedicada al monitor, no se deben usar nunca en los fondos que captará la cámara de video por los problemas que ocasionan en la transmisión de la señal.
Asimismo, se deberán evitar en lo posible las paredes de cristal debido a los reflejos acústicos que producen y a la poca privacidad que ofrecen a las reuniones (por ejemplo, en ciertas empresas no se aceptan para conferencias de mandos medios y superiores). En los casos en los que por las circunstancias del diseño no se puedan evitar las paredes de cristal, se debe hacer lo posible por evitar que éstas puedan ser paralelas entre sí y se reforzará en lo posible la absorción acústica del resto de las superficies para equilibrar los reflejos acústicos. A tal fin, los paneles absorbentes verticales de techo son muy útiles para mejorar la acústica de las salas.
En el diseño de la sala cuyo uso principal es la videoconferencia se debe tener en mente que la cámara no solo captura a la persona que interviene en ella, sino que también captura el fondo tras ella. Es por ello que se deben evitar fondos en general con texturas repetitivas, elementos que puedan tener movimiento (ventanas, cortinas que se muevan con el aire acondicionado, paredes de cristal por las que se vean zonas de trabajo…), puertas y diseños con líneas paralelas como se ha mencionado anteriormente. También, aunque en principio pueda parecer una buena idea, se deberá evitar el incluir una pizarra como fondo de la sala ya que su alto brillo confundirá a la cámara haciendo que los ponentes no se vean correctamente.
Elección adecuada del mobiliario
La superficie de la mesa de trabajo deberá ser de un color neutro, claro y no reflectivo; una opción muy efectiva son los colores de madera natural clara. En salas de medianas y grandes dimensiones es importante un buen diseño de la mesa de trabajo que permita a la cámara del sistema una captura de imagen idónea, al mismo tiempo que facilite a todos los participantes encontrarse a una distancia adecuada de los micrófonos. Las mesas de forma trapezoidal son muy útiles y proporcionan buenos resultados de cara a la comunicación.
Iluminación de la sala
Como ya se ha mencionado, la principal función de la sala es la captura de la imagen, por lo que la Iluminación ha de cuidarse de cara a conseguir una imagen de alta calidad. Para ello, se debe hacer lo posible por mantener una iluminación muy difusa con colorimetría “Luz Día” y con un reparto de potencia de un 60/40 para la iluminación de techo y de pared. Además, la iluminación desde las paredes deberá ser siempre indirecta intentando conseguir un equilibrio que permita eliminar las sombras y el falseo de los colores y también se deberá procurar en lo posible eliminar las fuentes de luz fuera de control como claraboyas, ventanales, etc.
Las distintas intensidades entre perímetro, fondo e iluminación frontal deben asegurar la captación de imagen con volumen de las personas enfocadas.
Acondicionamiento acústico
Se deberán tener en cuenta las superficies de la sala, desde el techo hasta el suelo, así como el aislamiento de ésta, tanto para evitar la entrada de ruidos del exterior como para que existan fugas de información. Existen tablas de características acústicas que definen los parámetros que se deberían cumplir para disponer de una sala óptima, aunque se pueden realizar sencillas comprobaciones muy fácilmente que dan una idea de la calidad acústica de la sala:
- Al entrar en la sala se debe notar un silencio “incómodo”. Nuestro cerebro está acostumbrado a recibir continuamente estímulos (ruido) durante todo el día, en el momento en el que entremos en una sala en la que ese ruido desaparece nos parecerá en un principio incómodo.
- La prueba da la palmada, que consiste en moverse por la sala y dar palmadas en diferentes direcciones. Si la palmada suena siempre igual, sin ecos ni efectos acústicos raros, se puede considerar que la sala es acústicamente aceptable.
- La tercera prueba consiste en reproducir en el sistema de sonido de la sala una conversación a un nivel que ya se considere molesto e intentar discernir desde el exterior las palabras reproducidas. No debería poder hacerlo.
Si estas tres pruebas básicas son satisfactorias se puede dar el visto bueno a la sala.
No obstante, lo adecuado es realizar una prueba acústica real mediante un especialista que realice mediciones tanto de aislamiento como de reverberación, inteligibilidad, etc.