La sala de reuniones es un espacio esencial en cualquier entorno empresarial o institucional. Es el lugar donde se toman decisiones importantes, se realizan presentaciones y se fomenta la colaboración entre equipos, por lo que un diseño adecuado puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia de las reuniones.
Además de su función práctica, la sala de reuniones también desempeña un papel importante en la imagen y la cultura de la empresa u organización. Un diseño cuidadosamente pensado puede transmitir los valores de la entidad y crear un ambiente propicio para el intercambio de ideas: la disposición de los muebles, la elección de colores y la incorporación de elementos visuales pueden contribuir a establecer una atmósfera que fomente la participación y genere un sentido de profesionalismo. En este sentido, el diseño de la sala de reuniones no solo debe centrarse en la funcionalidad, sino también en la identidad corporativa y en el bienestar de quienes la utilizan.
A continuación, explicaremos en detalle algunos de los aspectos claves a tener en cuenta, como son la iluminación, la posición de la cámara y la pizarra, la acústica y los micrófonos.
Iluminación
La iluminación es un factor crucial en el diseño de una sala de reuniones. La luz natural es preferible, ya que crea un ambiente más agradable y reduce la fatiga visual. Sin embargo, es importante controlarla para evitar reflejos molestos en las pantallas y monitores utilizados durante las reuniones. Para lograrlo, se pueden utilizar cortinas, persianas o estores que permitan regular la entrada de luz.
Además de la luz natural, la iluminación artificial es necesaria para enfocar la atención en elementos clave de la sala, como la mesa de reuniones. Las luminarias colgantes son una excelente opción, y se recomienda posicionarlas en ángulo de 45 grados sobre la superficie de trabajo para evitar sombras molestas. Si hay una pizarra en la sala, es aconsejable concentrar la luz en el extremo donde se encuentra, aunque con precaución, ya que una luz intensa puede oscurecer las caras de los participantes.
Para iluminar a las personas adecuadamente, es esencial mantener una intensidad de luz entre 400 y 500 Lux en sus rostros. Esto implica que el máximo nivel de luz en la mesa y su entorno debería ser de 750 Lux, manteniendo un contraste de 1:1.5. Asimismo, es importante evitar iluminar en exceso las paredes circundantes, ya que esto también puede hacer que las caras se vean más oscuras.
Posición de la cámara
La posición de la cámara en la sala es crucial para lograr un buen contacto visual con los participantes remotos. Esta debe colocarse horizontalmente en el centro de la sala y lo más cerca posible de la pantalla que muestra a los participantes a distancia. Es importante tener en cuenta el campo de visión tanto horizontal como vertical al diseñar la sala.
La mesa de reuniones debe ubicarse de manera que todos los participantes estén dentro del marco cuando la cámara esté en vista completa, evitando el uso excesivo del zoom. Para pantallas de tamaño moderado (<80″), la cámara se puede montar sobre ella. Sin embargo, para pantallas más grandes (>80″), la pantalla se debe montar en la pared a una altura adecuada, mientras que la cámara se coloca debajo de ella.
La altura de montaje de la cámara debe medirse desde el centro del objetivo hasta el suelo. Generalmente los participantes estarán sentados, por lo que la altura de la cámara ideal debe estar entre 1.12 m y 1.83 m. considerando que si la altura es mayor, los participantes remotos pueden obtener una vista aérea, y los más cercanos podrían quedar fuera del campo de visión vertical.
Posición de la pizarra
Si la sala de reuniones incluye una pizarra es importante colocarla en un lugar visible desde la cámara principal. Idealmente, la pizarra debería estar en la pared opuesta al objetivo de la cámara. Sin embargo, si esta pared está ocupada, como ejemplo por ventanas, se puede colocar la pizarra en una pared lateral y utilizar una cámara adicional para enfocarla.
La cámara adicional debe apuntar directamente y centrarse en la pizarra a una altura mínima de 1,5 m del suelo, lo que proporcionará flexibilidad al permitir centrarse solo en la pizarra o solo en las personas según sea necesario durante la reunión.
Acústica de la sala
La acústica adecuada es fundamental para garantizar una comunicación clara y sin distracciones durante las reuniones. Para reducir el eco y las reverberaciones se pueden utilizar materiales fonoabsorbentes, como paneles acústicos para el techo y las paredes. (Número 1).
Los paneles del techo deben tener una clase de absorción A o un coeficiente de reducción de ruido (NRC) de 0.9 o superior para una mayor eficacia. En cuanto a los paneles de pared, se recomienda colocarlos en al menos dos paredes adyacentes preferiblemente a la misma altura que los oyentes y los micrófonos. Los paneles deben tener un espesor mínimo de 5 mm para que sean efectivos. (Número 2).
Para evitar el traspaso de sonido entre el interior y el exterior de la sala, el Índice de Reducción de Sonido (Rw) debe situarse alrededor de los 48 dB en las paredes y 35 dB en las puertas. (Número 3).
Micrófonos de mesa
Si se utilizan micrófonos en la superficie de trabajo de la mesa, es importante considerar algunos aspectos. Un micrófono generalmente cubre a cuatro personas, por lo que se necesitarán al menos dos micrófonos para una captación óptima del sonido. El micrófono más cercano al Mueble Audiovisual debe colocarse entre 0.13 y 0.50 m del extremo de la mesa.
Si se utilizan varios micrófonos en la mesa, es recomendable separarlos entre 1.15 y 1.50 m para obtener un sonido equilibrado.
Micrófonos de techo
En ciertas situaciones es preferible mantener la mesa libre de micrófonos. En estos casos, es posible colocar los micrófonos en el techo, los cuales deben alinearse con el borde de la mesa más cercano al sistema y montarse a una altura de aproximadamente 2.15 m del suelo. La orientación debe ser hacia los asistentes a la reunión, en dirección contraria al extremo de la mesa.
Para mesas más largas, se pueden montar micrófonos adicionales con una separación de 2.4 a 4.3 metros.
Posición de la mesa
La posición y dimensiones de la mesa también son esenciales para asegurar una comunicación efectiva entre los participantes. La anchura de la mesa debe ser ligeramente mayor que la del sistema o pantalla para que todos los participantes puedan verla cómodamente.
La distancia entre la mesa y el sistema audiovisual no debe ser inferior a 0.7 veces la anchura del frente de la mesa, de acuerdo con el campo de visión de las cámaras. Si hay tres o más participantes sentados en el lado largo de la mesa se puede utilizar una mesa ligeramente inclinada, siendo más ancha en el extremo más cercano al sistema para garantizar una visibilidad óptima de la pantalla y que todos los asistentes puedan ser vistos por la cámara.
Especificaciones de espacio estándar
En el momento de iniciar un proyecto solemos saber las medidas de la sala que vamos a transformar en sala de reunión. Por lo que es bueno poder contar con unas referencias aproximadas de qué tamaño de mesa le corresponde a esa sala, en función de sus medidas y para ello podemos usar esta tabla de especificaciones cómo punto de partida de especificaciones de espacio.
Si contamos con una sala especialmente pequeña deberemos procurar no excedernos con el tamaño de la mesa, aunque el cliente insista en que necesita más capacidad para personas. También se puede ver a la inversa, si estamos en una obra y queremos colocar una mesa para 10 personas, por ejemplo, podremos saber que tamaños mínimos debería tener nuestra sala.
En conclusión, diseñar una sala de reuniones implica tener en cuenta varios aspectos. La distribución espacial de la sala, la posición de la cámara, los micrófonos y la acústica son fundamentales para garantizar una comunicación efectiva y una experiencia positiva en las reuniones, sin olvidar que la iluminación adecuada para creará un ambiente agradable y funcional.
Con un diseño cuidadoso y bien planificado, la sala se convertirá en un espacio productivo y colaborativo para todas las actividades empresariales e institucionales.